Pomembnost dokumentnega sistema
Za vse, ki veste, da morate v novih razmerah poslovanja nujno uvesti digitalno urejanje dokumentov, ali urediti vaš eArhiv (pa tudi za tiste, ki za zdaj šele razmišljate, da bi bilo modro uvesti dokumentni sistem), smo zbrali najpogostejša vprašanja in odgovore.
Zakaj bi naša organizacija za svoje poslovanje uvedla dokumentni sistem?
Najprej zato, ker bi s tem prevzeli kontrolo nad vsemi dokumenti v organizaciji na varen način. S tem si zagotovite enotno hrambo vseh dokumentov, ki jih prejmete iz poslovnega okolja, izdelate interno za svoje lastne potrebe ali pošljete poslovnih partnerjem. Poleg omenjenega dokumentni sistem prinaša veliko prednosti za vašo organizacijo in vaše poslovanje.
Delo z dokumenti bo učinkovitejše, prav tako pa boste dokumente hitreje prejemali, pošiljali, pripravljali in upravljali, kar pomeni neposredne prihranke na vašem času, vire pa boste lahko uporabili za ostale naloge v vaši organizaciji.
Imamo veliko težav pri iskanju prejetih računov in pogodb za podpis, sodelavci so prišli do dokumentov, ki jih ne bi smeli videti, ne vemo več, kaj smo poslali strankam (nekaterim smo poslali isti dokument večkrat), reklamacijski zahtevki se kopičijo in nimamo kontrole nad njimi, dvakrat pošljemo isti račun, naše stranke so vedno bolj nezadovoljne in opažajo, da nimamo kontrole nad svojimi dokumenti. Kakšne rešitve nam priporočate?
Če se prepoznate vsaj v enem od opisanih primerov, imate zaradi tega težave in vas skrbi nezadovoljstvo strank, potem nujno potrebujete dokumentni sistem, s tem pa tudi vpeljavo reda in nadzora nad dokumenti v vaši organizaciji. Predlagamo vam, da nam pišete in z veseljem vam bomo svetovali z najnovejšimi izkušnjami in rešitvami.
Koliko podpisnikov mora biti na prejetih računih, da smo skladni z zakonodajo?
To v zakonodaji ni določeno. Število podpisnikov za prejete račune je zgolj za kontrolo v posamezni organizaciji, ki sistematično uredi potrjevanju (e-)računov na nivoju celotne organizacije.
Kakšne vrste podpisov naj uporabimo pri podpisovanju dokumentov, na primer za prejete (e-)račune? Lahko podpisujemo z elektronski podpisom oziroma digitalnim potrdilom?
Ni nujno, je pa zelo zaželeno. V Avtenti zelo spodbujamo obstoječe in nove uporabnike, da čim prej preklopijo na podpisovanje dokumentov (pogodb, (e-)računov …) z uporabo podpisa z digitalnim certifikatom.
Ne najdete odgovora na vaše vprašanje?
Brez skrbi, poskrbeli bomo da vaše sporočilo preberejo prave oči in vam odgovorili v najkrajšem možnem času.
- Objava:
