Digitalizacija dokumentov
Za vse, ki veste, da morate v novih razmerah poslovanja nujno uvesti digitalno urejanje dokumentov, ali urediti vaš eArhiv (pa tudi za tiste, ki za zdaj šele razmišljate, da bi bilo modro uvesti dokumentni sistem), smo zbrali najpogostejša vprašanja in odgovore.
Imamo velik fizičen arhiv, ki bi ga radi digitalizirali. Lahko to storimo z dokumentnim sistemom?
Da, to lahko uredite z dokumentnim sistemom GovernmentConnect, ker ima akreditiran (certificiran) modul Stalna zbirka in zagotavlja podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (arhivsko in dokumentarno gradivo).
Kaj je prioriteta pri urejanju arhiva, ali urediti stanje "za nazaj" ali urediti čim prejšnje sprotno delo?
Po izkušnjah sodeč je prvi cilj, da ustavimo delo v klasični, papirni obliki. Podpreti moramo procese, ki takoj pričnejo zajemati elektronske dokumente, in to se mora začeti na začetku arhiviranja dokumentov.
Kakšna je razlike med Aktivno zbirko, Tekočo zbirki in Stalno zbirko?
Dokumentni sistem sčasoma postaja zasičen z velikim številom dokumentov. Če ste imeli predhodno že urejeno zbirko prek klasifikacijskega načrta, že imate določen čas hrambe za posamezen tip dokumentov. Z dokumentnim sistemom boste lahko uredili svoj e-arhiv na zakonsko skladen način ter tako zaključili življenjski krog dokumentov na pravi način.
Ali nam lahko vi uredite e-arhiv?
Dokumentni sistem sčasoma postaja zasičen z velikim številom dokumentov. Če ste imeli predhodno že urejeno zbirko prek klasifikacijskega načrta, že imate določen čas hrambe za posamezen tip dokumentov. Z dokumentnim sistemom boste lahko uredili svoj e-arhiv na zakonsko skladen način ter tako zaključili življenjski krog dokumentov na pravi način.
Ali je dokument, ki ga hranimo v elektronskem arhivu, pravno veljaven?
To ureja sprejet Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), s katerim je omogočeno elektronsko arhiviranje kot edini vir dokumentov v organizaciji. Zakon ne definira podrobno vseh področij, saj še drugi zakoni za posamezna področja dodatno opredeljujejo, kako časa moramo hraniti posamezne dokumente. Obstaja namreč še vedno segment dokumentov, za katere se ne dovoljuje samo elektronska hramba, vendar so ti v manjšini in v redkih primerih.
Ne najdete odgovora na vaše vprašanje?
Brez skrbi, poskrbeli bomo da vaše sporočilo preberejo prave oči in vam odgovorili v najkrajšem možnem času.
- Objava:
