Telekom Slovenije: ko HR podatki in dokumenti delujejo kot ena celota

Digitalizacija HR-ja se pogosto začne pri procesih in podatkih. Toda prava učinkovitost se pokaže šele takrat, ko so enako dobro urejeni tudi dokumenti. To so prepoznali tudi v Telekomu Slovenije, kjer so po postopni digitalizaciji kadrovskih procesov naredili še naslednji pomemben korak: povezali HR podatke in HR dokumente v enotno rešitev. Rezultat je bolj učinkovito kadrovsko delo z manj ročnih korakov in manj odvisnosti od papirja.

V članku preberite, kako so se lotili projekta, katere izzive so reševali in kakšne koristi je takšna povezana rešitev prinesla v praksi.

Izhodišče: digitalizirani procesi, a potreba po celoti

Na Telekomu Slovenije so SAP SuccessFactors Employee Central uvedli kot centralno točko za upravljanje kadrovskih podatkov. S tem so postavili trdne temelje za sodoben HR.

Naslednje vprašanje pa je bilo zelo konkretno: kako urediti še personalne mape in pripravo dokumentov tako, da bodo procesi res hitrejši, bolj sledljivi in prijazni do uporabnikov.

Potrebovali so rešitev, ki bi omogočila:

  • varne in pregledne digitalne personalne mape,
  • jasno strukturirano dokumentacijo,
  • upravljanje dostopov glede na vloge,
  • sledljivost vpogledov,
  • pripravo dokumentov neposredno iz podatkov v Employee Central,
  • masovno kreiranje dokumentov,
  • dobro osnovo za e-podpis in manj papirnega poslovanja.

Izziv: vsakodnevna administracija, ki jemlje čas HR-ju

Kadrovske procese so uspešno digitalizirali postopno – od razvojnih modulov do recruitmenta, onboardinga in uvedbe SAP SuccessFactors Employee Central kot osrednjega sistema za kadrovske podatke. Kljub temu je v praksi ostajal pomemben vsakodnevni izziv: kako kadrovsko dokumentacijo voditi enako pregledno, varno in učinkovito kot podatke.

Dokumenti so bili tisti del HR-ja, kjer se najhitreje pojavijo nepotrebni ročni koraki in odvisnost od papirja. Prav zato je bilo ključno narediti naslednji korak: povezati HR podatke in HR dokumente v eno celovito rešitev.

Employee Central odlično upravlja kadrovske podatke. Ko pa dokumentni del ni enako dobro povezan, se težave hitro pokažejo v vsakdanjem delu.

HR ekipe se v takih primerih pogosto srečujejo z vprašanji, kot so:

  • kje je pravi dokument,
  • katera verzija je zadnja,
  • kdo ima dostop do česa,
  • kako pripraviti dokument brez dodatnega ročnega prepisovanja podatkov,
  • kako enako opravilo izvesti za več zaposlenih hkrati,
  • kako zmanjšati količino papirja in pripraviti dokumente za elektronski podpis.

To niso veliki strateški problemi na papirju, so pa vsakodnevne operativne ovire, ki upočasnjujejo delo, povečujejo administracijo in jemljejo čas za naloge z večjo dodano vrednostjo.

Rešitev: SAP SuccessFactors Employee Central z rešitvijo BusinessConnect

Avtenta je za Telekom Slovenije vzpostavila integrirano rešitev, v kateri ima vsak sistem jasno vlogo:

  • SAP SuccessFactors Employee Central kot primarni sistem za HR podatke,
  • BusinessConnect kot centralno odložišče kadrovskih dokumentov in sistem digitalnih personalnih map.

To pomeni, da podatki in dokumenti niso več ločena svetova, ampak delujejo povezano.

SAP SuccessFactors sicer omogoča osnovno upravljanje dokumentnih prilog in administrativno delo z dokumenti, Avtentina rešitev z BusinessConnect pa dokumentni del nadgradi v celovit sistem. Ta vključuje:

  • organizacijo personalnih map,
  • jasno upravljanje vlog in dostopov,
  • uporabo predlog za pripravo dokumentov,
  • varno in strukturirano hrambo,
  • procesno upravljanje dokumentacije.

Ključna prednost rešitve: manj administracije, več hitrosti in preglednosti

Največja prednost rešitve je v tem, da HR ne upravlja več podatkov na enem mestu, dokumentov pa na drugem.

Ko so podatki v Employee Central neposredno povezani z dokumenti in personalnimi mapami v BusinessConnectu, se bistveno zmanjša potreba po ročnem delu. Dokumente je mogoče ustvarjati iz predlog na podlagi obstoječih podatkov, upravljanje je bolj standardizirano, procesi pa hitrejši in bolj pregledni.

To HR-ju prinese zelo konkretne koristi:

  • manj ročnega prepisovanja in administracije,
  • hitrejšo pripravo dokumentov,
  • boljšo preglednost nad dokumentacijo,
  • večjo varnost in sledljivost,
  • boljšo uporabniško izkušnjo za zaposlene,
  • lažji prehod v brezpapirno poslovanje.

Pogled uporabnika

Lea Šmigoc, HR Business Partner v Telekomu Slovenije: “HR vloga je danes strateška – digitalizacija pa omogoča hitrejše procese, večjo transparentnost in uporabniško izkušnjo, ki jo zaposleni pričakujejo. Z uvedbo SuccessFactors imamo vse podatke na enem mestu, procesi so pregledni, dostop do informacij pa bistveno lažji, kar HR-ju daje več časa za strateško delo in manj administracije. Integracija z BusinessConnect je prinesla hitrejše procese in manj papirja, še posebej z uvedbo e-podpisa.”

Foto Lea Šmigoc

Kaj je prispevalo k uspehu projekta

Uspešna digitalizacija ni le vprašanje tehnologije, ampak tudi priprave, usklajevanja in dobrega uvajanja sprememb.

V Telekomu Slovenije so veliko pozornosti namenili testiranju, pripravi navodil in komunikaciji z uporabniki, kar je pomembno prispevalo k uspešni implementaciji.

PRO TIP

Lea Šmigoc, HR Business Partner v Telekomu Slovenije:

“Veliko časa smo vložili v testiranje, pripravo navodil in komunikacijo ter se na poti večkrat pragmatično odločali. Prav to pa je pomagalo, da je projekt dobro uspel.”

Rezultati: ena rešitev, več konkretnih učinkov

Uvedba povezave med SAP SuccessFactors Employee Central in BusinessConnect je Telekomu Slovenije prinesla več pomembnih izboljšav:

  • HR podatki in HR dokumenti so zdaj povezani v enotno digitalno okolje.
  • Personalne mape so pregledne, strukturirane in varno upravljane.
  • Procesi so hitrejši, z manj ročnimi koraki in več standardizacije.
  • Dokumente je mogoče ustvarjati na podlagi predlog in podatkov iz sistema, tudi masovno.
  • Uporabniška izkušnja zaposlenih je boljša, HR pa ima več nadzora in preglednosti.
  • Organizacija je naredila pomemben korak proti e-podpisu in zmanjševanju papirnega poslovanja.

Zakaj je ta primer dober pokazatelj sodobne HR digitalizacije

Telekom Slovenije je s to rešitvijo pokazal, da digitalizacija HR-ja ni zaključena takrat, ko uredimo podatke. Zaključena je takrat, ko uredimo tudi dokumente, dostope, predloge in uporabniško izkušnjo.

Prava vrednost nastane šele, ko HR dobi celoto:

  • en vir podatkov,
  • enoten dokumentni sistem,
  • manj administrativnih ovir,
  • hitrejše procese,
  • več prostora za strateško delo.

Zakaj Avtenta

Avtenta ne ponuja le implementacije posameznega sistema, temveč end-to-end HR rešitev – od SAP SuccessFactors Employee Central do BusinessConnecta, integracije, predlog in uporabniških tokov.

To pomeni, da podjetje ne dobi le tehnologije, ampak rešitev, ki je zasnovana okoli konkretnega poslovnega učinka: manj ročnega dela, boljši nadzor, hitrejši procesi in boljša izkušnja za zaposlene.

Lea Šmigoc, HR Business Partner v Telekomu Slovenije: “Avtentina podpora je bila ključna za uspeh.”

Zaključek: ko HR podatki in dokumenti delujejo skupaj, HR deluje bolje

Če želi organizacija iz digitalizacije HR-ja dobiti resnične učinke, ni dovolj le centralizacija podatkov. Potrebna je tudi enako premišljena ureditev dokumentov, dostopov in procesov.

Primer Telekoma Slovenije jasno pokaže, da povezava SAP SuccessFactors Employee Central z rešitvijo BusinessConnect prinaša prav to: celovito HR okolje, v katerem je manj administracije, manj papirja, več preglednosti in več časa za delo, ki ustvarja pravo vrednost.

NAZAJ NA PRIMERE DOBRIH PRAKS