Dokumentni sistemi
- rešitev za upravljanje poslovnih procesov in vseh vrst dokumentov.

"Uvedba dokumentnega sistema GovernmentConnect je močno prispevala k preusmeritvi Narodne in univerzitetne knjižnice v elektronsko poslovanje. Procesi so pregledni in transparentni, dokumentacija pa dostopna in varno hranjena. Naše izkušnje z Avtentinimi storitvami so dobre, lahko bi rekli, da so izvrstne. V dveh letih uporabe smo že dodobra izkusili dokumentni sistem GovrenmentConnect, ki se je izkazal za sodobno in fleksibilno rešitev pri elektronskem poslovanju. Sistem je dostopen, pregleden in logičen. Pokriva široko področje obravnave različnih dokumentov in procesov v organizaciji ter je dobro povezljiv z drugimi sistemi.

Pri ekipi Avtente cenimo odlično sodelovanje, njihovo strokovnost in odzivnost. Zelo smo zadovoljni s pripravljenostjo ekipe za razširitev obstoječih rešitev in njihovo prilagoditev specifičnim procesom v naši ustanovi. Avtentine storitve izpolnjujejo naše zahteve, zato nameravamo v prihodnje naš dokumentni sistem razširiti še z dodatnimi moduli."

"Na Zavodu RS za zaposlovanje je dokumentni sistem BusinessConnect vpleten v vse temeljne in podporne procese. S prvimi moduli smo pričeli že leta 2013, v celoti pa smo prešli na elektronsko upravljanje z dokumenti v letu 2019.

Zelo smo zadovoljni, da smo v naše poslovne procese vpeljali BusinessConnect. Izpostavil bi tri ključne izboljšave v vaših poslovnih procesih, ki nam jih je prinesel dokumentni sistem: Lažja dostopnost do dokumentacije (dostop iz različnih lokacij dela). Krajši čas iskanja dokumentov (vse je na enem mestu v sistemu BC). Ni nam treba skrbeti, da bi izgubili dokumente, ko so enkrat v sistemu BC.

Z ekipo strokovnjakov na Avtenti smo začeli sodelovati, ker ste zmagali na razpisu. Namreč, v projektu »Uvedba elektronskega dokumentacijskega sistema v ZRSZ« smo izvedli javno naročilo. Z Avtentino ekipo imamo dobre izkušnje, skozi ves čas sodelovanja. Ekipa, s katero sodelujemo, je strokovna, srčna in natančna."

“Desetletje napredka: digitalizacija, ki poenostavi poslovanje.

Z Avtento že 10 let uspešno digitaliziramo ključne procese v Dokumentnem sistemu in skrbimo, da dokumenti krožijo hitro, pregledno in skladno s pravili. V tem času smo uvedli:

• likvidacijo vhodnih računov,
• mapiranje vseh prodajnih dokumentov,
• procesiranje potnih nalogov,
• upravljanje poslovnih pogodb.

V naslednji fazi nameravamo uvesti še ostale module, ki jih ponuja Dokumentni sistem, ter nanj povezati še ostala hčerinska podjetja, ki so v Skupini Kovintrade

Naše partnerstvo temelji na zaupanju, strokovnosti in zavezanosti k stalnim izboljšavam - z jasnim ciljem: še bolj optimizirati in digitalizirati vse poslovne procese v podjetju in Skupini.”

PREBERI VEČ

“V podjetju Kovintrade smo z rešitvijo BusinessConnect v prvi fazi podprli elektronski proces potrjevanja knjigovodskih listin ter vzpostavili dvosmerno povezavo s SAP-om.

Listine so varno shranjene, hitro dostopne in na voljo le pooblaščenim osebam. Z ekipo Avtente smo zelo lepo sodelovali. Veselimo se naslednjih faz, ko bomo elektronsko podprli še ostale procese; naš končni cilj je poslovati brezpapirno.”

PREBERI VEČ

“Veseli nas, da smo s prenovljenim dokumentnim sistemom tudi na državnem odvetništvu začeli v bistveno večjem obsegu izkoriščati prednosti, ki jih prinaša digitalizacija.

Prihranki časa, zmanjšanje administrativnega dela ter hitrost in zanesljivost elektronskega dokumentnega sistema bodo izboljšali naše delo in povečali zadovoljstvo naših strank. Naša delovna skupina je s predstavniki Avtente odlično sodelovala.”

PREBERI VEČ

“Izpostavil bi predvsem profesionalnost in poznavanje različnih rešitev, ki so jih pokazali Avtentini strokovnjaki pri implementaciji sistema.

Naš cilj je, da čim več procesov, ki potekajo v zavarovalnici, povežemo z dokumentnim sistemom, s čimer bomo znatno olajšali delo zaposlenih in posledično dvignili kakovost storitev Zavarovalnice Triglav, kar se bo odražalo tudi pri zadovoljstvu njihovih zavarovancev.”

PREBERI VEČ

Občina Vrhnika bo že jeseni deležna dodatnih sinergij, ko se bo zaključil proces uvajanja dokumentnega sistema Krpan na vseh upravnih enotah v Sloveniji. 

“Prednosti uporabe dokumentnega sistema za brezpapirno poslovanje so zlasti hitro, učinkovito in pregledno upravljanje vseh dokumentov. Poraba papirja, s tem pa tudi stroškov, se občutno zmanjša. Dokumentni sistem omogoča tudi digitalno podpisovanje, zaposleni pa lahko do dokumentov dostopajo kjerkoli in kadarkoli.”

PREBERI VEČ

"V družbi KOTO opažamo znatno hitrejše in učinkovitejše delovne procese. Dokumentni sistem BusinessConnect nam je namreč bistveno olajšal delo z dokumenti.

Povečal je tudi transparentnost poti, po kateri potuje dokument skozi podjetje. V družbi KOTO stremimo k temu, da je vse več dokumentov v elektronski obliki, poleg tega pospešeno uvajamo tudi digitalno podpisovanje, s čimer še dodatno skrajšamo delovni proces oziroma pot dokumenta v podjetje. Vse to nam omogoča, da delo poteka hitreje, kar pozitivno vpliva na razvoj našega podjetja. Implementacija dokumentnega sistema BuisinessConect je še en uspešno izveden projekt v sklopu digitalne poslovne preobrazbe podjetja."

"Ekipa na Avtenti nas je prepričala s konstruktivnim sodelovanjem, ki traja že vrsto let. Imajo zelo dober posluh za potrebe našega poslovanja. So hitri in prilagodljivi, predvsem pa imajo veliko tehničnega in poslovnega znanja. Dolgoročnost, stabilnost in hitrost. To so vrednote, ki jih opažamo pri sodelovanju z ekipo Avtente. Vsekakor imajo napredne poslovne rešitve, ki so ključne za uresničevanje naših strateških ciljev."

"Odvetniška pisarna Senica deluje po najvišjih profesionalnih standardih ter strankam nudi vrhunsko podporo na vseh področjih prava. Enako zahtevamo tudi od naših poslovnih partnerjev. Optimalni delovni procesi in varnost so ključnega pomena za moderno odvetniško pisarno.

Odvetniška pisarna Senica sodeluje z Avtento več let, na osnovi česar lahko potrdimo, da so vrhunski in zanesljivi strokovnjaki."

PREBERI VEČ

"Optimizacija delovnega procesa je izjemno skrajšala čas, ki je potreben za podpisovanje dokumentacije.

Za pregledovanje pogodb na vseh nivojih potrjevanja smo prej z uporabo odredb v papirni obliki potrebovali tudi do dva tedna, da so bili vsi dokumenti pregledani in podpisani.

Zdaj je čas, potreben za pregled in podpis dokumentov v povprečju dva dni, včasih celo isti dan. Pa še nekaj: medtem ko smo prej letno naročili in porabili vsaj tri palete papirja ali skupno 600 zavojev papirja, se je zdaj količina porabljenega papirja na občini več kot prepolovila."

"Na Olimpijskem komiteju Slovenije – Združenju športnih zvez (OKS-ZŠZ) smo se za dokumentni sistem BusinessConnect (BC) odločili zaradi sodelovanja s Telekomom Slovenije, ki je veliki sponzor OKS-ZŠZ. BC uporabljamo že pet let. Omogoča nam enostavno, varno in hitro zajemanje, posredovanje, pregledovanje in odobritev dokumentov, zato imamo pregled nad celotnim krogotokom dokumentacije v hiši. Revizijska sled in verzioniranje dokumentov omogoča enostaven dostop do vseh različic posameznega dokumenta. Z vgrajeno OCR prepoznavo znakov lahko iščemo vsebino tudi znotraj vsakega dokumenta."

"Digitalizacija poslovanja je nujna pot tako z vidika brezogljičnosti kot optimizacije poslovanja. Rešitve in storitve bi priporočali tudi drugim. Digitalizacija v sodelovanju z ekipo Avtente in standardiziranimi rešitvami je v poslovanje Sklada prinesla pozitivne spremembe. Rezultati uvedbe in uporabe rešitev ter sodelovanje z  Avtento se odražajo na vseh področjih.

Od pohitritve procesov, sposobnosti procesiranja večjih količin dokumentov, do prihranka stroškov tako pri rednih procesih odobravanja vlog vlagateljem, kakor tudi pri izmenjavi dokumentacije z vlagatelji in nenazadnje tudi pri arhiviranju in iskanju dokumentov.

Pri ekipi cenimo strokovnost, odzivnost, kooperativnost, prilagodljivost ter zanesljivost pri izvedbi. Še zlasti cenimo posluh za specifične zahteve prilagojene našim potrebam poslovanja."

"V modernizaciji poslovanja in optimizaciji procesov je izredno pomembno učinkovito upravljanje z dokumenti in podpora procesov medsebojnega sodelovanja.

Z uvedbo oziroma s podporo procesov toka dokumentov se je v družbi ELES poleg hitrosti izmenjave dokumentov povečala tudi hitrost odločanja in transparentnost poslovanja.

Dokumenti, ki so zbrani na enem mestu, omogočajo celovit pregled in enostavnejše poslovanje, tako za zaposlene kot za vodstvo. Z uporabo elektronskih dokumentov omogočamo varen in lokacijsko neodvisen dostop do dokumentov ter v veliki meri zmanjšamo tiskanje in porabo papirja, kar je pomemben trajnostni vidik. Pozitivni učinki uvedbe pa se nanašajo tudi na zmanjševanje stroškov tiskanja. Da je brezpapirno poslovanje nuja, je pokazala tudi epidemija koronavirusa."

PREBERI VEČ

"Podjetje Avtenta že vrsto let izpolnjuje naša pričakovanja in nas na poti digitalne transformacije poslovanja spremlja z novimi predlogi in rešitvami.

Z uporabo dokumentne rešitve smo se v skupini Helios prvič srečali leta 2012, ko smo uvedli modul za likvidacijo knjigovodskih listin. Že z naslednjim letom smo vpeljali dva nova programska modula, in sicer e-pogodbe in modul za proces vodenja kakovosti, ki sta jima sledili še rešitvi za likvidacije računov v Srbskih podjetjih in za podjetja novega lastnika v Avstriji.

V letu 2016 smo vpeljali še podporo za e-račune in obvladovanje proizvodne dokumentacije, trenutno pa dograjujemo programski modul za proces Vodenja kakovosti, ki nam bo omogočil, da v vsakem trenutku vemo, kje in katere so aktualne verzije dokumentov, kdo je odgovoren za katero aktivnost in v kakšen stanju je."

"V proces prehoda na brezpapirno poslovanje so vključeni zaposleni z vseh oddelkov, saj le tako lahko zajamemo vse značilnosti posameznih področij in ustvarimo najbolj ustrezno in učinkovito spletno mesto digitalnih dokumentov.

Z brezpapirnim poslovanjem sledimo svojemu poslanstvu ohranjanja naravnih virov, hkrati pa je največja prednost tovrstnega poslovanja ta, da so vsi dokumenti varno shranjeni na enem mestu, so hitro dostopni, manj je nepotrebnega iskanja in manj je možnosti za napake. Seveda pa bomo še vedno izvajali ukrepe, da dosežemo cilj stoodstotnega brezpapirnega poslovanja."

"V Logatcu smo kot napredna občina šli pravočasno v digitalizacijo z dokumentnim sistemom. Ne le, da smo načrtovali delo od doma že pred epidemijo, kar se nam je kasneje močno obrestovalo, saj smo bili dobro pripravljeni na delo od doma in smo nemoteno poslovali. Našim občanom med prvimi v Sloveniji omogočamo resnično hitro in brezpapirno pridobivanje želenih dokumentov."

"Po uvedbi rešitve BusinessConnect za proces Vodenje kakovosti vemo v vsakem trenutku kje so zadnje verzije dokumentov, kdo je odgovoren za katero aktivnost in v kakšen stanju je.

Tiskanje ni več potrebno.  Z veseljem lahko poudarimo, da smo prihranili veliko časa in stroškov pri obdelavi dokumentov, ki so nam sedaj vedno na voljo v vsakem trenutku ne glede na to ali jih obdelujejo sodelavci v Ljubljani, Novem mestu, Trbovljah oziroma v ostalih naših dislociranih enotah po Sloveniji. Avtenta je izpolnila naša pričakovanja."