Akreditiran dokumentni sistem

Za vse, ki veste, da morate v novih razmerah poslovanja nujno uvesti digitalno urejanje dokumentov, ali urediti vaš eArhiv (pa tudi za tiste, ki za zdaj šele razmišljate, da bi bilo modro uvesti dokumentni sistem), smo zbrali najpogostejša vprašanja in odgovore.

Ali lahko ocenite, koliko prostora bo potrebnega za eArhiv?

Odgovor je odvisen od vsebin, ki jih boste shranjevali in kasneje prenašali v e-arhiv (dolgoročno hrambo), vendar je možno to izračunati in vam odgovoriti z dokaj točno porabo prostora.

Ali po uvedbi dokumentnega sistema še vedno potrebujemo fizične originale dokumentov?

Če zajemate originalne fizične dokumente z akreditirano strojno opremo in potem te dokumente shranjujete v akreditiranem (certificiranem) dokumentnem sistemu, lahko te dokumente uporabljate v elektronski obliki skozi vse vaše poslovne procese v podjetju. Odločitev, kaj storiti s fizičnimi izvodi skeniranih dokumentov, pa je odločitev vsakega posameznega poslovnega subjekta. Če ste zakonsko zavezani, da morate pred uničenjem sprejeti še notranja pravila in jih potrditi pri Arhivu RS, vam svetujemo, da tako tudi storite; ostali pa se odločite in zapišete življenjski cikel dokumenta v svojih poslovnih pravilnikih ter skladno z njimi tudi ravnajte.

Ali moramo imeti akreditiran (certificiran) dokumentni sistem s strani Arhiva RS?

Svetujemo, da že v začetku izberete akreditiran (certificiran) dokumentni sistem, saj boste na tak način uvedli sistem, ki deluje skladno z zahtevami in smernicami, ki jih je predpisal Arhiv RS
ter skladno z zakonoma ZEPEP in ZVDAGA. Prav tako imate možnost uporabe akreditiranega (certificiranega) dokumentnega sistema s podporo e-arhivu (v primeru uporabe BusinessConnect) ob vseh zahtevah, ki so zakonsko predpisane.

NAZAJ NA POGOSTA VPRAŠANJA

Ne najdete odgovora na vaše vprašanje?

Brez skrbi, poskrbeli bomo da vaše sporočilo preberejo prave oči in vam odgovorili v najkrajšem možnem času.