Kjer je red, je tudi kakovost

Kjer je red, je tudi kakovost

5. maj 2017

Vsi imamo radi kakovostne izdelke in storitve. Zanje v podjetjih skrbijo ljudje, katerih naloga je vodenje sistema kakovosti. Ta pa je neločljivo povezana s procesi in dokumentacijo. V okoljih, kjer vlada red, lahko uspeva tudi visoka kakovost.

Zagotovo ste že slišali po domače predelan rek »Red mora biti, pa četudi slab.«. Je hkrati tudi precej pogosta ponazoritev stanja v poslovnih okoljih. Ta se v želji, da bi kakovost poslovanja spravila v prakso, pogosto zatekajo k uvajanju različnih pravilnikov in standardov kakovosti (ISO), s katerimi urejajo procese in dokumentacijo. Vse lepo in prav. Izziv pa nastane, ko je procesov, posebej pa dokumentacije veliko. 

Dokumenti v poslovnih okoljih so namreč živa stvar, spreminjajo se, dopolnjujejo, podpisujejo itd. Ker jih je ogromno – in vsak dan več – jih lahko učinkovito obvladuje le sistemska rešitev. Ta sliši na ime dokumentni sistem. A še pred razlago, kako z dokumentim sistemom učinkovito upravljamo z ISO (in drugo) dokumentacijo, naj na kratko osvetlim izziv.

Kje smo in kam gremo?

Kako poteka delo v poslovnih okoljih? Zaposleni najrazličnejše dokumente najraje hranijo kar na trdem disku računalnika, saj je to zanje priročno (vsekakor bolj od dokumentov, ki ždijo v fasciklu v omari). Natisnejo tiste, ki jih najbolj potrebujejo. V nadaljevanju nanje pišejo opombe in/ali lepijo opomnike. Na sestanke s seboj vzamejo mape z dokumenti, na katerih se nahajajo vsebine, ki (tisti hip) zahtevajo največ pozornosti. Tako poteka delo v veliki večini slovenskih podjetij. A papir je zgolj dober sluga, je namreč slab gospodar. Opisano opravljanje nalog vodi v velik nered, z njim pa padata tudi učinkovitost in kakovost dela zaposlenih.

Podjetja, ki imajo vpeljane sisteme kakovosti ISO, morajo le-te periodično obnavljati. V zgornjih vrsticah opisane navade zaposlenih seveda niso najboljša praksa, kar postane jasno v hipu, ko podjetju obisk napove ISO presojevalec. Takrat se pogosto začne prava tekma s časom. Zaposleni bezljajo, porabijo ogromno časa in energije za iskanje in usklajevanje zadnjih različic dokumentov. Shranjevanje ISO dokumentov na disk in lastne opombe na papirju se jim takrat še kako maščujejo.  

Priprava in vodenje ISO dokumentacije sta ekipni šport

Učinkovito vodenje ISO dokumentacije na nivoju podjetja ni in ne sme postati izziv posameznih zaposlenih. Gre namreč za ekipni šport, ki zahteva pravočasno ukrepanje in visoko usklajenost tako sodelavcev kot tudi številnih dokumentov. Saj poznate rek, da moramo v družini in poslu vsi veslati v isto smer?

Nadzor nad vodenjem dokumentacije kakovosti (ISO) lahko podjetje enostavno pridobi z uvedbo dokumentnega sistema. Novejši dokumentni sistemi so modularne zasnove in poznajo tudi namenske rešitve za upravljanje z dokumentacijo ISO. Tako zaposlenih v podjetju ne bo več strah zunanje presoje ter podaljšanja kateregakoli ceritifikata kakovosti. Vsi dokumenti bodo namreč zbrani na enem mestu, njihova zadnja/veljavna različica pa vedno »pri roki«. Še več, takšna rešitev zaposlene samodejno opozarja na vse roke, naloge in potrebe po posodobitvah ter močno olajšala usklajevanje med sodelavci – ob objavi novih ali prenovljenih dokumentov so o le-teh obveščeni vsi, ki morajo prebrati spremembe. Delo zaposlenih je zato hitrejše, bolj pregledno, povezano, varno in zanesljivo.

Kako deluje in koliko stane?

Rešitev za upravljanje ISO dokumentacije se relativno enostavno implementira v poslovno okolje podjetja in poveže s podatkovnimi viri. V nadaljevanju vzpostavi samodejno verzioniranje novo nastalih dokumentov (npr. Poslovnika kakovosti ali Internega pravilnika), beleženje dostopov in določanje vlog uporabnikov pa vodita v varno in zanesljivo upravljanje z dokumenti.

Vpeljava modularne rešitve je hitra, prijazen uporabniški vmesnik pa zaposleni takoj osvojijo. Posledično so tudi stroški projekta vpeljave rešitve obvladovanja ISO dokumentacije relativno nizki in se vsekakor povrnejo že ob prvi presoji sistema kakovosti, ko podjetju prihranijo nekaj sto delovnih ur ducata zaposlenih. V dokumentno urejenem okolju namreč ti brez stresa pričakajo prihod zunanjega presojevalca, nadzornikov ali inšpekcije.

Kako bo videti vaše prihodnje poslovno okolje?

Nobenega dvoma ni – podjetja, ki uporabljajo rešitev za vodenje ISO sistema kakovosti, so bolj uspešna. Zaposleni v njih prihranijo veliko časa, saj imajo odličen pregled nad vso veljavno dokumentacijo, lažje sodelujejo s sodelavci pri pripravi dokumentov in sproti prejemajo opomnike o nalogah in rokih. Vsa gradiva so varno shranjena, zato uporabniki dokumentov praviloma ne tiskajo in jih ne prenašajo po podjetju v fizični obliki, obenem pa hitro vidijo stanje in celovitost ISO dokumentov, priporočila zadnjih presoj ter izvedbe ukrepov.

Uresničljiv ideal? Vsekakor.

 

Več o dokumentnem sistemu in rešitvi za vodenje ISO sistema kakovosti si lahko preberete tukaj.